L’assistant virtuel est toute personne physique qui travaille en tant qu’assistant personnel d’une entreprise de façon indépendante. Il s’occupe de la gestion des tâches de cette dernière sans aucune présence physique. En quoi est-il important de faire appel à un assistant virtuel et quand le faire ? Plus de détails dans l’article suivant.
Pourquoi faire appel à un assistant virtuel ?
Les avantages à faire appel à un assistant virtuel sont nombreux et couvrent un large domaine.
Alléger ses obligations matérielles
Travailler à distance est synonyme de disposer de moins de logistique. Avec l’aide d’un assistant virtuel, vous n’êtes plus obligé d’avoir nécessairement un poste spécifique pour travailler avec vos différents collaborateurs. Ainsi, vous économisez à court et à long terme les fonds de votre entreprise pour ce qui concerne la location.
Soulager son budget
Il faut dire que recruter des collaborateurs coûte un peu cher. Cependant, la réussite d’une entreprise prend en compte la bonne gestion du budget. C’est-à-dire la limitation des dépenses. Puisque l’assistant virtuel travaille en freelance, il a une structure juridique propre à lui. Ainsi, avec ce dernier, vous obtenez un service de qualité à moindre coût, sans faire face à plus de contraintes administratives.
Diversifier les tâches
L’assistant virtuel est formé pour la maîtrise de plusieurs domaines. Il peut intervenir dans le domaine administratif, dans le marketing, le domaine prospectif, etc. Il est donc en mesure de jouer le rôle d’un partenaire idéal et exécuter beaucoup plus de tâches.
Augmenter sa flexibilité
Externaliser son assistant représente un moyen de devenir plus flexible. Le travailleur en freelance est capable de s’adapter à toutes circonstances et aux changements. De plus, le fait qu’il diversifie son champ d’action permet de gérer plus vite les tâches pour une évolution rapide des activités de l’entreprise.
Gagner plus de temps
Une entreprise qui prospère sait que le temps est précieux. Afin de vite évoluer et ne pas perdre du temps, vous pouvez confier les tâches qui se répètent souvent comme les classements et les mises en page de documents à votre assistant virtuel. Cela vous permet d’être plus concentré sur les plus importantes tâches.
Quand faire appel à un assistant virtuel ?
De nombreux cas de figure sont propices pour faire appel à un assistant virtuel. Les plus courants sont les suivants.
Organisation d’un voyage
L’organisation d’un voyage d’affaires prend énormément de temps. Surtout quand il s’agit de la gestion du vol, de la recherche d’hôtels au meilleur prix. Dès que vous avez un voyage à organiser, faites juste appel à votre assistant virtuel. Il se chargera de tout planifier pour vous.
Gestion de mail et d’agenda
Une journée bien gérée est préalablement planifiée. Si vous devez passer chaque veille à planifier votre programme du lendemain, cela risque de vous prendre du temps. Par ailleurs, il est possible que beaucoup de messages parviennent à votre mail par jour. Avec quelques directives de base, votre assistant va se charger de trier les plus importants et vous les transmettre.
Gérer les réseaux sociaux
La majorité des entreprises se servent des réseaux sociaux comme première stratégie de marketing. En tant qu’entrepreneur, vous devez être disponible pour répondre aux préoccupations de votre population cible à travers vos divers réseaux. Ce travail vous sera facile à faire si vous faites appel à votre assistant virtuel. Il va jouer le rôle de Community manager en s’assurant de la bonne gestion de tous vos réseaux.
Gestion des fournisseurs et des factures
L’exécution de certaines tâches administratives telles que l’appel des fournisseurs et l’envoi de facture prend énormément de temps. Cependant, l’assistant virtuel peut se charger de discuter avec les fournisseurs, prendre les commandes et leur envoyer la facture en votre nom. Ce qui permet ainsi de faire beaucoup plus avancer l’entreprise.