La prospection fait partie des opérations les plus importantes pour les entreprises. Pour ce faire, elles peuvent opter pour la méthode traditionnelle ou pour la technique basée sur l’exploitation des fichiers d’entreprises. Ceux-ci sont devenus des outils incontournables pour tous ceux qui œuvrent dans l’univers du marketing et du commerce. Ils regroupent des informations stratégiques facilitant l’identification des prospects et le ciblage des clients potentiels. Néanmoins, l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018 exige de nouvelles responsabilités. Ce dispositif soumet les usagers des fichiers à des règles strictes. Alors, comment concilier l’efficacité des fichiers d’entreprise avec les obligations du RGPD ?
RGPD : un cadre qui redéfinit l’exploitation des fichiers d’entreprise
La mise en vigueur du RGPD a changé la donne pour tous ceux qui doivent gérer des informations personnelles. En effet, après l’achat de fichier d’entreprises, chaque entité doit également s’assurer que la collecte de ces données a été faite selon la loi. Ceci dit, il doit y avoir un consentement entre le contact et celui qui va employer ses infos pour des fins commerciales.
Les PME et les grandes entreprises sont toutes soumises à la même règle. En cas de contrôle, l’absence de preuves concrètes concernant la garantie de confidentialité ainsi que le consentement de la part des contacts peuvent conduire à des sanctions sévères.
Au-delà des contraintes légales, le respect du RGPD permet aussi de préserver la réputation de l’entreprise. Actuellement, les partenaires et les clients font attention aux détails concernant le traitement de leurs données.
Comment utiliser le fichier d’entreprise convenablement ?
Face à ce contexte, il existe des pratiques permettant d’utiliser efficacement les fichiers tout en respectant le RGPD. Dans un premier temps, il faut vérifier la fiabilité du fournisseur de fichiers. Il doit confirmer que les données fournies ont été collectées légalement et qu’il a obtenu l’accord des prospects. En général, il doit disposer des clauses conformes au RGPD dans les contrats qu’il propose sur son site, afin de rassurer les clients.
Dans un second temps, un suivi rigoureux des données doit être mis en place une fois le fichier intégré au CRM ou système interne de l’entreprise qui a fait l’achat de fichiers d’entreprises. Plusieurs possibilités s’offrent à elle. L’une d’elles est l’utilisation du bouton « opt-out ».
Pour finir, les entreprises qui souhaitent exploiter des fichiers d’entreprise doivent penser à donner des formations à leurs équipes sur le RGPD. Bien que cette étape ne soit pas obligatoire, elle est importante voire indispensable. À travers les formations, les équipes commerciales et marketing peuvent mieux comprendre les implications pratiques de cette réglementation. Elles peuvent savoir comment réagir face aux demandes de suppression de données et à la violation de la sécurité des informations. En quelque sorte, les formations peuvent aussi prendre la forme d’une sensibilisation permettant de réduire les risques et d’optimiser le côté communicationnel avec les prospects.
En somme, il est important de savoir bien exploiter le fichier d’entreprise à l’ère du RGPD de manière responsable pour éviter les soucis avec les autorités.
