Les notes de frais peuvent être une tâche complexe et chronophage. Heureusement, de nombreux logiciels peuvent vous aider à gérer facilement vos notes de frais et à suivre les dépenses engagées. Dans cet article, nous vous proposons une sélection des 12 meilleurs logiciels pour gérer vos notes de frais. Pour en savoir plus, lisez la suite !
Une note de frais est généralement un élément qui répertorie les différentes dépenses liées au travail. La gestion de ces notes, l’examen et la saisie des justificatifs sont extrêmement chronophages. Pour faciliter la tâche des comptables, la dématérialisation des notes de frais est une excellente solution. Ce procédé permet d’améliorer le processus, la transmission et la compréhension du rapport. Ce sont les douze meilleurs logiciels pour traiter les notes de frais.
Les meilleurs logiciels pour gérer les notes de frais
Pennylane
Le logiciel de gestion Pennylane est une application mobile dotée de nombreuses fonctionnalités. Il est doté d’une fonction de filtrage permettant de localiser rapidement les justificatifs des notes de frais. D’un simple clic de souris, les utilisateurs sont en mesure de modifier le statut de chaque reçu en « payé », « à vérifier » ou « à payer ». En outre, il est possible de trier les notes par date et par fournisseur. Pour joindre les factures à la transaction, il suffit de prendre une photo. C’est extrêmement utile en voyage : le logiciel permet aux utilisateurs de créer des devis et des factures à l’aide de son mobile.
Un autre avantage de Pennylane est qu’il permet aux utilisateurs de voir les recettes, les décaissements et les finances de l’entreprise. En outre, les gestionnaires et les comptables peuvent travailler ensemble plus facilement grâce au logiciel.
Axonaut
Axonaut permet à quiconque de contrôler ses notes de frais de manière professionnelle. Le logiciel est doté d’une variété de paramètres qui peuvent être adaptés à tout chef d’entreprise et à son personnel. Avec Axonaut, le processus de facturation est plus simple à mettre en œuvre. Le logiciel relie le transfert du compte du client au compte du prestataire. Le logiciel est également doté d’une interface permettant de contrôler le flux des rapports sur les dépenses. Les gestionnaires peuvent suivre l’évolution des dépenses grâce à une vue d’ensemble de toutes les dépenses. En outre, les informations peuvent être transférées dans Excel et sur Internet.
Au final, Axonaut peut être un outil de gestion utilisable par toute entreprise, PME ou TPE. De plus, les données circulent rapidement entre l’entrepreneur du client et le comptable.
Spendesk
De nombreuses entreprises, dont Deezer, Brut. Et Doctolib, font appel à Spendesk. Spendesk offre une série de fonctionnalités extrêmement utiles. L’application comprend un système d’archivage et de stockage. Chaque entrepreneur y a accès en temps réel. Il peut voir un aperçu global de l’avancement de son rapport de dépenses. Grâce à une interface conviviale, le remboursement et la vérification des frais peuvent être effectués en un seul clic. Les documents administratifs peuvent prendre beaucoup de temps pour la collaboration interne. Avec la numérisation des notes de frais, les comptables peuvent suivre les dépenses via le web ou sur un appareil mobile.
Spendesk a développé une application permettant de calculer les indemnités kilométriques pour chaque employé. La plateforme se conforme également à la réglementation allemande sur les indemnités journalières dans le calcul.
Mooncard
Le logiciel de gestion Mooncard simplifie les tâches de toute entreprise. Grâce à lui, les entreprises peuvent gérer leurs notes de frais en utilisant un système individualisé. Mooncard comprend plus de 60 fonctions relatives aux dates, aux limites des dépenses ou à l’origine des achats. L’entreprise peut modifier les autorisations en fonction des besoins de l’entreprise. Ce logiciel est relié à la Mooncard par une carte Visa. Pour chaque achat effectué par les employés, le logiciel envoie une notification avec un appel à justification.
La Mooncard augmente la réactivité des employés au sein d’une organisation. Le gestionnaire de flotte est en mesure d’anticiper les dépassements de budget grâce au système de mesure basé sur le kilométrage. Grâce à ses outils de suivi et aux paramètres qu’il utilise, l’entreprise peut réduire le temps consacré à l’élaboration des notes de frais.
Rydoo
Le logiciel Rydoo gère les notes de frais en automatisant leur traitement et en optimisant les délais de remboursement. En retour, les employés d’une entreprise peuvent augmenter leur efficacité. Le programme permet également de capturer les reçus. Chaque employé peut envoyer des factures par email même s’il est en déplacement. Rydoo inclut une IA qui peut extraire des informations utiles des reçus. L’IA reconnaît le nom du prestataire de services ainsi que les dates et le montant. De plus, il est possible de réguler le processus des notes de frais. Le comptable est en mesure d’accepter ou de refuser les notes de frais en quelques clics.
Une autre caractéristique de Rydoo est un panneau administratif qui permet aux utilisateurs d’observer les taux d’imposition dans des domaines spécifiques. Le logiciel réconcilie aussi automatiquement les transactions effectuées avec différentes cartes comme AmEX, Mastercard et Visa.
Jenji
De nombreuses entreprises utilisent plus de 37 logiciels à la fois pour traiter leurs notes de frais. Jenji est une solution idéale pour les grandes entreprises. Il s’agit d’un système tout-en-un. Il analyse les dépenses et améliore le processus de budgétisation. L’entreprise est en mesure de stocker les données grâce aux archives numériques de Jenji. L’entreprise bénéficie également d’une transparence en temps réel. Grâce à cette interface, le processus de paiement est optimisé, ce qui élimine les retards d’approbation.
Les entreprises recrutent constamment de nouveaux travailleurs. En un seul clic de souris, Jenji est en mesure de créer un nouveau compte pour les employés. La plateforme peut être adaptée aux politiques de dépenses de l’entreprise. Elle peut être utilisée par plusieurs employés, comme le responsable des finances et un comptable.
Dext Prepare
Dext Prepare est utilisé pour enregistrer et traiter les notes de frais. Qu’il s’agisse de transactions de clients ou de reçus, cette application les rassemble dans un stockage sécurisé. L’entreprise peut télécharger les données plus rapidement et facilement grâce à l’application pour appareils mobiles. En outre, l’extraction des données des documents a un taux de reconnaissance de 99 %. Cela signifie qu’une variété de formats sont disponibles pour exporter les informations vers le logiciel de gestion de l’entreprise. L’entreprise gagnera du temps, tandis que les employés pourront se concentrer sur leur travail.
Dext Prepare facilite les missions des employés en centralisant les notes de frais. Le programme anticipe également l’arrivée des justificatifs. Justificatifs grâce au système dématérialisé.
Cleemy
Le logiciel Cleemy permet à chacun de gérer ses dépenses dans les meilleurs délais. Grâce à la dématérialisation, les factures sont automatiquement saisies dans Cleemy. Ce logiciel comprend un outil de notification qui avertit les utilisateurs des transactions effectuées par les employés. Chaque employé de l’entreprise bénéficie également de la synchronisation des cartes de crédit. En effet, Cleemy rassemble les transactions avec les factures à partir de la note de frais. De plus, les outils augmentent l’efficacité des comptables.
De nombreux profils d’utilisateurs peuvent bénéficier de Cleemy. Il s’agit notamment des entreprises, des associations et des organisations internationales. Le logiciel est fréquemment mis à jour pour adapter l’interface aux préférences de chaque utilisateur.
Expensya
Expensya peut être adapté à toute entreprise pour l’aider dans le contrôle de ses notes de frais. Il est idéal pour les entrepreneurs qui travaillent à leur compte ainsi que pour les petites entreprises, les start-ups et les multinationales. Grâce à Expensya, les utilisateurs peuvent désormais concentrer leur temps sur leur activité principale. Ils ont le contrôle sur les habitudes de dépenses de leur entreprise grâce aux fonctionnalités du logiciel. L’interface offre une gestion multi-budget, des paramètres de carte personnalisés, une intégration comptable automatisée, et bien plus encore. De plus, ce logiciel de gestion gère de nombreuses transactions de l’entreprise. Outre les notes de frais, il gère également les frais généraux ainsi que les forfaits et les ordres de mission.
Expensya collabore avec de nombreux partenaires comme AirPlus International, Microsoft, le Crédit du Nord et bien d’autres. Les utilisateurs peuvent suivre leurs dépenses en utilisant des vues globales de l’interface utilisateur.
N2F
En utilisant N2F, les entreprises bénéficient des diverses fonctionnalités offertes par le logiciel. Il peut récupérer les reçus des fournisseurs ainsi que des agences de voyage. L’application est accessible aux utilisateurs de smartphones Android et IOS. Les employés peuvent l’utiliser sans disposer d’une connexion internet. L’application propose divers paramètres, dont le scan intelligent pour enregistrer les factures, et un système de calcul des dépenses. Avec N2F, les entreprises ont un contrôle total sur l’acceptation et la confirmation des notes de frais.
N2F répond aux exigences des grandes entreprises, des petites et moyennes entreprises et des petites entreprises. Il est également fourni avec un tableau réglable ou préconfiguré qui permet un accès facile. N2F permet à l’entreprise de contrôler en temps réel.
Anytime
Anytime peut être utilisé pour accroître l’efficacité de chaque employé d’une entreprise. Chaque employé dispose de sa propre carte MasterCard pour effectuer des transactions commerciales. L’application permet à tout responsable d’examiner chaque justificatif de frais. Les factures sont importées en utilisant l’appareil photo de l’application. Anytime peut identifier les informations importantes dans les factures, y compris la TVA. Le logiciel rassemble automatiquement les factures pour améliorer la transaction.
Les limites de dépenses ne sont pas toujours respectées. Grâce à la dématérialisation, le gestionnaire peut désormais décider de la limite des dépenses. A tout moment, il peut décider d’approuver ou non les notes de frais.
Onexpense
Avec Onexpense les employés peuvent améliorer leur réaction. L’application se fait par étapes. Tout d’abord, l’employé prend des photos des reçus. Ensuite, il crée une note de frais et l’envoie au comptable. Onexpense offre de nombreuses fonctionnalités, notamment la possibilité de s’adapter à PC, Android et IOS et le traitement automatique des factures. Un autre avantage de l’application est un OCR extrêmement puissant qui détermine rapidement les informations primaires sur les reçus.
La tarification est basée sur la quantité d’utilisateurs. L’entreprise peut choisir entre un abonnement mensuel ou annuel. Onexpense peut gérer les notes de frais des indépendants, des petites entreprises, des cabinets comptables, des grandes entreprises et des comptables. Le programme peut être utilisé à titre d’essai gratuit, afin que l’utilisateur potentiel prenne conscience de son importance.
Comment préparer les notes de frais ?
Les notes de frais sont une méthode pratique de suivi des dépenses professionnelles. Il est essentiel de disposer d’un système clair et bien organisé pour gérer les notes de frais et en garantir l’efficacité.
Tout d’abord, choisissez le logiciel approprié pour gérer les notes de frais. Les entreprises doivent tenir compte d’une série de facteurs tels que la facilité d’utilisation, une prise en charge complète des frais de déplacement, des outils simples pour suivre et approuver les demandes de remboursement et des rapports détaillés. Il est crucial de choisir un logiciel qui soit compatible avec votre système comptable et qui garantisse le plus haut niveau de sécurité de vos données.
Après avoir installé le bon logiciel, vous pouvez commencer à établir des notes de frais. Les employés devront établir et déposer des notes de frais pour toutes les dépenses de l’entreprise qu’ils encourent. Ensuite, des processus d’approbation doivent être mis en place pour vérifier et approuver les notes de frais. Une fois les notes de frais approuvées, le processus de paiement commencera.
Quels sont les avantages d’un système de gestion des frais ?
Les logiciels de gestion des frais offrent aux entreprises une série de caractéristiques et d’outils pour faciliter le processus de gestion complète des frais.
Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :
- Suivi et approbation des demandes de remboursement : le logiciel permet aux employés de soumettre des demandes de remboursement, tandis qu’un système intuitif d’approbation permet aux utilisateurs d’examiner rapidement et efficacement les notes de frais.
- Gestion du budget Le programme vous aide à surveiller les dépenses par rapport à votre budget, et fournit un aperçu de la capacité budgétaire et des rapports de dépenses générales.
- Intégration comptable Le logiciel s’intègre au système comptable de votre choix pour permettre une gestion financière plus efficace et plus performante.
- Analyses avancées Le logiciel fournit un ensemble intuitif d’outils analytiques qui peuvent vous aider à comprendre les tendances en matière de dépenses et à prendre des décisions fondées sur des données.
- Sécurité : Le logiciel offre les dernières technologies de sécurité pour s’assurer que les informations confidentielles sont toujours sécurisées.
- Dématérialisation des notes de frais : Ce logiciel vous permet de dématérialiser les notes de frais en prenant des photos des différentes notes de frais et des reçus. Ainsi, tous les documents peuvent être consultés en ligne par les employés ainsi que par le personnel RH, sur n’importe quel appareil.
- Suivi des dépenses : Il est possible de suivre les dépenses en temps réel et de déterminer les sources de dépenses les plus importantes et l’impact qu’elles ont sur le budget global.
- Calcul des frais kilométriques : La majorité des solutions de reporting des dépenses offrent la possibilité de calculer le kilométrage des déplacements professionnels, ce qui permet de les rembourser.
- Paiement intégré : il est possible d’inclure les cartes de crédit, qu’elles soient physiques ou virtuelles, pour consolider les transactions et présenter un budget convenu aux employés.
Le logiciel de gestion des dépenses peut aider votre entreprise à réduire les dépenses liées aux frais professionnels tout en améliorant l’expérience des utilisateurs. Il est important de choisir le bon fournisseur qui offre une solution individualisée répondant à vos besoins. Si vous prenez le temps d’évaluer les fonctionnalités ainsi que le support client, vous serez en mesure de choisir l’option la plus adaptée à votre entreprise.
Choisir un logiciel de notes de frais
Un logiciel de notes de frais vous permet de gérer toutes les notes de frais liées aux dépenses des employés dans un environnement professionnel telles que les repas, les frais kilométriques, les voyages et déplacements professionnels, ainsi que l’hébergement. …). Les outils de notes de frais permettent de consolider les dépenses sur une seule plateforme et de faciliter leur paiement tout en permettant un gain de temps et en assurant une connexion avec les logiciels de comptabilité.
Dans la majorité des cas, les logiciels de notes de frais sont accessibles depuis les smartphones ce qui permet aux salariés de créer leurs notes de frais en déplacement.
Quelle est la fonction des notes de frais dans une entreprise ?
Commençons par le début. Pourquoi devez-vous préparer des notes de frais ? Quelle en est la raison ?
Une note de frais est une forme de documentation qui justifie les dépenses professionnelles et permet aux employés d’être remboursés pour ce type de dépenses.
En fonction de l’entreprise et du poste, les dépenses professionnelles qui peuvent être remboursées par l’employeur peuvent inclure :
- Les repas ;
- les déplacements et
- l’hébergement ;
- Les vêtements ;
- Certains équipements…
Selon l’entreprise, les employés peuvent recevoir de l’entreprise un montant fixe pour couvrir leurs dépenses professionnelles, ou être remboursés sur la base des coûts réels de l’entreprise.
Dans cette situation, il est essentiel de soumettre les fameuses notes de frais qui justifient les dépenses engagées et permettent de déterminer le montant qui sera remboursé.
Une note de frais peut être une facture, un reçu ou une facture ou un ticket de caisse à condition qu’elle contienne certaines informations obligatoires telles que
- La nature ou l’objet de la dépense ;
- La date de la dépense
- Le montant exonéré d’impôt ;
- Le montant de la TVA ;
- le total toutes taxes comprises.
Si le remboursement des frais professionnels est un avantage important pour les salariés, le suivi des dépenses ainsi que le calcul du montant à rembourser nécessitent fréquemment que les entreprises y consacrent du temps et des ressources.
Mais ce n’était pas le cas auparavant ! Aujourd’hui, des logiciels facilitent le processus de gestion des notes de frais.
Outil de gestion des notes de frais : sélection des critères
Compte tenu des nombreux avantages que présente la désagrégation de la gestion des notes de frais, rien ne vous empêche de franchir le pas et d’acheter un appareil. Mais, pour être sûr de ne rien manquer lors de votre achat, il est recommandé d’examiner divers critères importants.
Au départ, il est crucial de prendre en considération les exigences de votre entreprise. En effet, vous devez sélectionner l’outil qui répondra aux besoins ainsi qu’aux attentes de votre organisation. En particulier, il doit être compatible avec les outils de gestion (ERP, logiciels de comptabilité, etc.) dont vous disposez déjà. Il est ensuite crucial de considérer la flexibilité de l’application. En effet, les notes de frais concernent vos collaborateurs qui sont constamment en déplacement. Un appareil mobile est donc une option idéale pour les accompagner dans leurs déplacements et leur permettre de contrôler leurs dépenses au fur et à mesure. Ce n’est pas seulement un moyen d’éviter la perte de factures et de reçus, mais aussi de rendre le processus de confirmation plus efficace. C’est le moyen le plus efficace de faciliter simultanément la comptabilité et le remboursement.
Il n’est pas surprenant que le prix du programme soit un aspect crucial à prendre en compte lors de son choix. Il dépend, en effet, de la quantité de notes ou d’utilisateurs à traiter chaque mois. En outre, vous devez choisir une application qui
- Conforme à la loi
- Configurable
- Dotée des fonctions essentielles pour assurer une meilleure gestion et un meilleur contrôle des coûts
- Ergonomique et offrant une expérience utilisateur fantastique
- Avec une interface intuitive et flexible
Pour déterminer l’efficacité d’un dispositif, il est essentiel de vérifier son efficacité. Si vous avez choisi un outil spécifique, demandez-vous si vous pouvez le tester. En fait, certaines entreprises offrent ce service gratuitement pendant un certain temps.
Les différentes options pour une gestion efficace des coûts
Pour la gestion dématérialisée des notes de frais que vous soumettez, diverses solutions sont disponibles.
Les applications en ligne
Lorsqu’il s’agit de gérer les notes de frais, les outils en ligne sont essentiels pour les travailleurs qui sont généralement en déplacement. En mode SaaS (Software as a Service), ces applications web permettent aux employés de garder une trace de leurs dépenses à usage professionnel. Cela peut se faire depuis un ordinateur portable ou un appareil informatique (un smartphone ou une tablette).
Les cartes bancaires pour les paiements
Les cartes bancaires d’entreprise sont également une solution pour gérer les notes de frais. Simple à suivre, sécurisé et transparent, ces types de paiement vous permettent de connaître rapidement les dépenses de travail professionnel de vos employés. Qu’il s’agisse d’une carte bancaire classique ou d’une toute nouvelle carte d’entreprise, d’une carte physique ou virtuelle, il existe une solution pour répondre à tous les besoins. Dans toutes les situations, les solutions de gestion des dépenses vous permettent de gérer les dépenses de votre entreprise et de donner plus de liberté à vos employés.
Un logiciel qui s’installe sur le réseau interne de l’entreprise
Accessible via l’intranet, ce type de logiciel de gestion des dépenses est utilisé à partir des ordinateurs du bureau. Il est installé sur le serveur de l’entreprise ; il peut aussi être intégré au logiciel de comptabilité. Dans tous les cas, c’est le choix idéal pour les entreprises qui emploient un grand nombre d’employés, dont les dépenses comprennent également d’autres frais que les frais de déplacement. Les achats effectués sur Internet et la consultation de sites de paiement, …, Les exemples sont nombreux.